Hay varias funciones de un auxiliar de farmacia que debe realizar el equipo de una farmacia que se especializa en el autocuidado. Algunas de ellas son la base de su actividad y el resto la realiza en función de la organización de la farmacia y de lo que decida el / la titular.

Las principales funciones de un auxiliar de farmacia las podemos clasificar en dos grandes grupos: front office y back office.

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Front office de las funciones de un auxiliar de farmacia

La atención al paciente/cliente es la principal función del equipo. Es su razón de ser y de su calidad depende, en gran medida, el éxito de la farmacia. Podemos desglosar la atención en dos grandes bloques.

1. Asesoramiento 

Se trata de una comunicación unidireccional. El equipo de la farmacia debe ofrecer asesoramiento a los pacientes incluso cuando dispensamos. Es un servicio que da valor a nuestra actividad profesional. 

En algunos casos, este asesoramiento puede enriquecerse con la recomendación, como veremos en el siguiente apartado, de las categorías complementos alimenticios, prevención, natural, etcétera. sobre aspectos muy variados, por ejemplo, sobre cómo y cuándo tomar los medicamentos y sus posibles interacciones y efectos secundarios. 

También debe ofrecer consejo sobre una amplia gama de aspectos relacionados con la salud y el bienestar, como estado de ánimo, alimentación saludable, planificación familiar, dolor, salud intestinal, belleza, salud auditiva, técnicas para dejar de fumar… Junto a la información puramente verbal, pueden ofrecer material informativo sobre estos temas. 

2. Recomendación y venta

Se trata de una comunicación bidireccional. La oficina de farmacia debe influir en la demanda de los clientes, sobre todo de productos de autocuidado de la salud, como los complementos alimenticios. 

Los fundamentos sobre los que descansa una actividad eficaz de recomendación y venta son:

• Tener una mentalidad y actitud de recomendación.
• Conocimiento profundo de las necesidades, hábitos y comportamientos de compra de los clientes. Es fundamental saber observar a los clientes, utilizar la escucha activa y prestar atención a las preguntas que hacen.
• Perfil del equipo en contacto con el público en cuanto a educación, amabilidad, capacidad de iniciativa y comunicación, cualidades para la relación personal, etcétera. 

Y, por supuesto, formación continuada de los productos y servicios que ofrece: características, problemas que solucionan, diferencias entre ellos, así como en técnicas de venta.

Veamos a continuación cómo se puede estructurar en varias fases el proceso de venta personal, entendida como comunicación personal, persuasiva y bidireccional.

1. Acercamiento y acogida del cliente. Hay que producir una buena impresión inicial a todos los clientes, sobre todo a los que nos visitan por primera vez. 
2. Sondeo de las necesidades, deseos y motivaciones del cliente. Para satisfacer necesidades, primero hay que descubrirlas. El objetivo de esta fase es recoger la máxima información útil para centrar la argumentación posterior.
3. Determinar el producto o servicio a ofrecer.
4. Argumentación del producto o servicio: características, beneficios y ventajas frente a otras opciones. La argumentación de venta debería apoyarse en las respuestas del cliente a las preguntas efectuadas durante la fase de sondeo. 
5. Tratamiento de objeciones. Las objeciones son aquellos obstáculos o dudas que interponen los clientes durante la fase de argumentación. Aceptarlas de buen grado y no eludirlas nunca. Buscar puntos de acuerdo y no discutir: el objetivo es vender, no llevar la razón.
6. Cierre de venta. Se trata de comprobar la aceptación por parte del cliente de los argumentos presentados y de solicitarle su compromiso de compra.

Back office de las funciones de un auxiliar de farmacia

En función de la organización de la farmacia que haya realizado el/la titular, uno o todos los componentes del equipo tendrán una serie de funciones en base a sus capacidades, experiencia, confianza…

Las funciones habituales de un auxiliar de farmacia son recepción, colocación correcta en lineales y góndolas, caducados, stocks… hasta llegar a la función más crítica que es la compra de productos. 

1. La compra de productos

Esta función el/la titular suele delegarla cuando la farmacia es grande, cada persona del equipo es responsable de una o más categorías y realiza su plan de marketing para la categoría y, como “director de la unidad de negocio”, también debe decidir qué comprar, a quién y con qué condiciones.

Las existencias garantizan que los clientes encuentren siempre en la farmacia aquellos productos que necesitan; pero también representan el coste principal para el negocio, por lo que la correcta gestión de los stocks es uno de los puntos fundamentales en la gestión de la farmacia como empresa.

El objetivo de toda gestión de stocks  debe ser reducir al mínimo los niveles de existencias, pero asegurando al mismo tiempo la calidad del servicio. Por tanto, el farmacéutico debe encontrar ese punto medio que compatibilice unos bajos niveles de stock con la ausencia de faltas cuando nos vienen a comprar. 

¿Cómo se hace?

Para llevar a cabo estas tareas todas las farmacias cuentan con un software específico de gestión que permiten simplificar y automatizar los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia, como por ejemplo la utilidad “reaprovisionamiento”. 

Esta función permite a las farmacias realizar pedidos de medicamentos en función de la demanda de los clientes durante un período específico. El programa prevé las compras en función de las ventas realizadas en el periodo definido.

2. Recepción de pedidos

Otra función, que es tediosa pero absolutamente necesaria, es la correcta recepción de los pedidos, tanto de los mayoristas como de los laboratorios. Debe introducirse el producto en el sistema, uno a uno aunque hayamos comprado más unidades del mismo producto.

También es importante comprobar albaranes y, cuando llega la factura del producto comprado, comprobar que corresponde a la cantidad recibida y que las condiciones económicas cuadren con lo acordado. 

Aunque podríamos añadir muchas otras, otra función importante que se debe realizar en la sala de ventas es colocar los productos en los lineales, agrupados por categorías, y según un planograma (si es posible), quitar los productos de los que solo tenemos una unidad…y algo muy sencillo, pero a lo que cuesta habituarse: avanzar los productos para que no queden huecos.

La importancia de las funciones de un auxiliar de farmacia

Los titulares de la farmacia no podemos llegar a todo, no somos superman ni superwoman. Necesitamos el equipo. Y de la correcta implementación de las funciones de un auxiliar de farmacia depende la buena gestión de la farmacia y, en consecuencia, los buenos resultados.

El coeficiente de rotación del stock de la farmacia va muy ligado con la rentabilidad de esta. En este artículo te explicamos cómo incrementar el coeficiente de rotación de stock farmaciacoeficiente de rotación de stock farmacia de complementos alimenticios. ¡Sigue leyendo!

El coeficiente de rotación del stock anual de la farmacia refleja el número de veces que se ha vendido el stock medio de la farmacia en un año. Para realizar adecuadamente esta medición, se deben dividir las ventas en valores entre el stock medio en valores. 

El resultado, para la farmacia media, debería ser superior a 7 y tender a 10. Esta cifra nos indica el número de veces al año que somos capaces de recuperar la inversión que hemos realizado en la compra de los productos.

Para incrementar el coeficiente de rotación del stock (CR) de la farmacia podemos influir en el numerador y denominador del cociente, es decir, aumentar las ventas o disminuir el stock medio. A continuación, abordaremos el aspecto menos tratado en la bibliografía, que es cómo obtener un nivel de stock óptimo. Es decir, incidir en el denominador del cociente al que nos hemos referido en el primer párrafo.

Compras, existencias y cómo aumentar el coeficiente de rotación del stock en farmacia

Para aumentar el coeficiente de rotación del stock hay que planificar la compra de producto en función del período de tiempo en que esperemos que se vaya a vender. Así, conseguiremos auto-financiarla (vender los productos antes de pagarlos) y además disminuiremos los costes de posesión o mantenimiento del stock. 

• Un exceso de compras y el consiguiente exceso de stock afectan a la rentabilidad, pueden provocar falta de liquidez, ya que es dinero inmovilizado en productos que hemos comprado y que aún no han sido vendidos, y añaden costes de mantenimiento y conservación.
• Unas compras demasiado prudentes, y el consiguiente nivel de stock inferior al óptimo, pueden llevarnos a una rotura del stock que nos ocasione pérdidas de ventas si el cliente decide no esperar a que volvamos a tener el producto más tarde y vaya a otra farmacia. Además, si solemos tener faltas, podemos dar una mala imagen y, en consecuencia, generar un problema de pérdida de confianza por parte del cliente. 

Las compras excesivamente prudentes también impiden beneficiarnos de los descuentos sobre el precio de compra por unidad de producto si compramos grandes cantidades a los laboratorios o a mayoristas.

Evidentemente, se trata de un difícil equilibrio. La razón nos dice que debemos comprar lo justo para no cargarnos en exceso, pero, por otra parte, no queremos dar faltas, y ello supone, quizá, cargarnos más de la cuenta, con las consecuencias que ello implica.

 Hay que tener en cuenta las siguientes variables al planificar las compras, ya que influyen en el volumen de compras y en las condiciones de compra:

El volumen de compras

• Si son productos que solemos comprar, ¿cuánto vendimos en el periodo anterior? El stock previo que tengamos cuando nos planteamos una nueva compra.
• Tener en cuenta la época del año. Por ejemplo, cuando aprovechamos la precampaña de cremas solares ya en primavera, conviene aprovisionarse en cantidades importantes.

Las condiciones de compra

• Si son productos que solemos comprar, ¿en cuánto tiempo lo vendimos? Si tenemos períodos de pago cortos, corremos el riesgo de tener que pagar lo que hemos comprado antes de haberlo vendido (por tanto, tendremos que financiarlo).
• Si el precio de cada unidad es siempre el mismo, independientemente del volumen de compra, no obtenemos ningún beneficio adicional por comprar una unidad más de lo necesario. 
• ¿Compramos al mayorista o directamente al laboratorio? Sabemos que, si compramos directamente al laboratorio, nos ahorramos el margen del mayorista, pero debemos comprar más cantidad porque se suele exigir un pedido mínimo. 
• También debemos valorar las condiciones del transfer, las plataformas de los mayoristas y, si estamos en una de ellas, las de la agrupación de farmacias. 
• El importe del pedido mínimo que nos marcan nuestros proveedores. Con pedidos mínimos más elevados, tendremos que comprar unidades para períodos de tiempo más largos.
• Si tenemos o no la posibilidad de hacer devoluciones de producto y cuál es el importe que nos devolverán o qué condiciones nos aplicarán.

Otros aspectos de la gestión

• Los acuerdos alcanzados con los proveedores sobre los plazos de entrega que nos convienen. 
• Los costes derivados de la gestión de las existencias que ya se tienen: adquisición, almacenamiento, roturas, reposición. 

Un nivel de stock de alerta que nos ayude a recordar cuándo hay que lanzar un pedido, en caso de que no se tenga establecido de manera automática.

Niveles de stock y coeficiente de rotación de stock  en farmacia

Veamos una orientación general según la rotación del tipo de productos de que se trate.

1. Artículos A (coeficiente de rotación de stock muy elevado): el stock mínimo debería corresponderse al doble de días que tarda el proveedor en hacer la entrega de un pedido, y el máximo dependerá de las condiciones de compra.
2. Artículos B (coeficiente de rotación de stock elevado): el stock mínimo debería ser el que cubra el tiempo que tarda el proveedor en servirnos el producto. Y el stock máximo, el doble del stock mínimo. 
3. Artículos C (coeficiente de rotación de stock medio-bajo): deberían tener un stock máximo de 1 unidad.
4. Artículos D (coeficiente de rotación de stock bajo): deben pedirse bajo demanda. 

Una gestión de farmacia rentable

Uno de los puntos fundamentales en la gestión de la farmacia para obtener una mayor rentabilidad es el análisis del coeficiente de rotación de stock y la implementación de medidas para que la rotación se vaya incrementando con el tiempo.

A mayor rotación, obtendremos un mayor número de veces el margen de los productos vendidos.

Con esta premisa te animamos no solo a implementar técnicas para aumentar las ventas (numerador de la operación), sino a evaluar y gestionar bien el stock (denominador) para que el coeficiente de rotación de tu farmacia cada vez sea mayor.

¡Ánimo!